Politique de confidentialité de DocuMold Inc.

Votre vie privée est importante pour nous. DocuMold Inc. s'engage à respecter votre vie privée conformément à toutes les lois et réglementations applicables concernant les informations personnelles que nous pouvons collecter à votre sujet, y compris sur notre site Web, https://documold.com, et sur d'autres sites que nous possédons et opérons.

Les informations personnelles sont toutes les informations vous concernant qui peuvent être utilisées pour vous identifier. Cela inclut des informations vous concernant en tant que personne (telles que le nom, l'adresse et la date de naissance), vos appareils, vos coordonnées de paiement, et même des informations sur la manière dont vous utilisez un site web ou un service en ligne.

Dans le cas où notre site contient des liens vers des sites et des services tiers, veuillez noter que ces sites et services ont leurs propres politiques de confidentialité. Après avoir suivi un lien vers un contenu tiers, vous devez lire leur politique de confidentialité concernant la collecte et l'utilisation des informations personnelles. Cette politique de confidentialité ne s'applique pas à vos activités après avoir quitté notre site.

Cette politique est en vigueur à partir du 23 juillet 2024.

Dernière mise à jour : 23 juillet 2024.

Informations que nous collectons

Les informations que nous collectons se divisent en deux catégories : les informations fournies volontairement et les informations collectées automatiquement.

Les informations fournies volontairement désignent toutes les informations que vous nous fournissez délibérément et activement lorsque vous utilisez ou participez à l'un de nos services et promotions.

Les informations collectées automatiquement désignent toutes les informations envoyées automatiquement par vos appareils lors de l'accès à nos produits et services.

Données de journal

Lorsque vous visitez notre site web, nos serveurs peuvent automatiquement enregistrer les données standard fournies par votre navigateur web. Cela peut inclure l'adresse de protocole Internet (IP) de votre appareil, le type et la version de votre navigateur, les pages que vous visitez, l'heure et la date de votre visite, le temps passé sur chaque page et d'autres détails sur votre visite.

De plus, si vous rencontrez certaines erreurs lors de l'utilisation du site, nous pouvons automatiquement collecter des données sur l'erreur et les circonstances entourant son apparition. Ces données peuvent inclure des détails techniques sur votre appareil, ce que vous essayiez de faire lorsque l'erreur s'est produite et d'autres informations techniques relatives au problème. Il se peut que vous ne receviez pas de notification de telles erreurs, même au moment où elles se produisent, qu'elles se sont produites ou de la nature de l'erreur.

Veuillez noter que bien que ces informations ne soient pas personnellement identifiables en elles-mêmes, il peut être possible de les combiner avec d'autres données pour identifier personnellement des personnes individuelles.

Informations personnelles

Nous pouvons vous demander des informations personnelles - par exemple, lorsque vous créez un compte ou lorsque vous nous contactez - qui peuvent inclure une ou plusieurs des informations suivantes :

  • Nom
  • E-mail

Contenu généré par l'utilisateur

Nous considérons le " contenu généré par l'utilisateur " comme étant des documents (contenu texte, image et/ou vidéo) fournis volontairement par nos utilisateurs dans le but de les publier, de les traiter ou de les utiliser sur notre plateforme. Tout le contenu généré par l'utilisateur est associé au compte ou à l'adresse e-mail utilisé pour soumettre les documents.

Veuillez noter que tout contenu que vous soumettez dans le but de le publier sera public après sa publication (et le processus de révision ou de validation ultérieure). Une fois publié, il peut être accessible à des tiers qui ne sont pas couverts par cette politique de confidentialité.

Données de transaction

Les données de transaction désignent les données qui s'accumulent au cours du fonctionnement normal de notre plateforme. Cela peut inclure les enregistrements de transactions, les fichiers stockés, les profils d'utilisateurs, les données d'analyse et d'autres mesures, ainsi que d'autres types d'informations créées ou générées lorsque les utilisateurs interagissent avec nos services.

Raisons légitimes de traiter vos informations personnelles

Nous ne collectons et n'utilisons vos informations personnelles que lorsque nous avons une raison légitime de le faire. Dans ce cas, nous ne collectons que les informations personnelles raisonnablement nécessaires pour vous fournir nos services.

Collecte et utilisation des informations

Nous pouvons collecter des informations personnelles vous concernant lorsque vous effectuez l'une des actions suivantes sur notre site Web :

  • Créer un compte
  • Acheter un abonnement
  • Utiliser un appareil mobile ou un navigateur Web pour accéder à notre contenu
  • Nous contacter par e-mail, sur les réseaux sociaux ou par le biais de technologies similaires
  • Lorsque vous nous mentionnez sur les réseaux sociaux

Nous pouvons collecter, conserver, utiliser et divulguer des informations aux fins suivantes, et les informations personnelles ne seront pas traitées ultérieurement de manière incompatible avec ces fins :

  • vous fournir les fonctionnalités et services essentiels de notre plateforme
  • vous permettre de personnaliser votre expérience sur notre site Web
  • vous contacter et communiquer avec vous
  • vous permettre d'accéder à notre site Web, aux applications associées et aux plateformes de médias sociaux associées et les utiliser
  • pour la tenue de dossiers internes et à des fins administratives
  • pour attribuer tout contenu (par exemple, des publications et des commentaires) que vous soumettez et que nous publions sur notre site Web
  • pour la sécurité et la prévention de la fraude, ainsi que pour garantir que nos sites et applications sont sûrs, sécurisés et utilisés conformément à nos conditions d'utilisation

Nous pouvons combiner les informations personnelles fournies volontairement et celles collectées automatiquement avec des informations générales ou des données de recherche que nous recevons d'autres sources fiables. Par exemple, si vous nous fournissez votre localisation, nous pouvons combiner cela avec des informations générales sur la devise et la langue pour vous offrir une expérience améliorée de notre site et de nos services.

Sécurité de vos informations personnelles

Lorsque nous collectons et traitons des informations personnelles, et pendant que nous conservons ces informations, nous les protégeons de manière commercialement acceptable pour éviter toute perte, tout vol, ainsi que tout accès, divulgation, copie, utilisation ou modification non autorisés.

Bien que nous fassions de notre mieux pour protéger les informations personnelles que vous nous fournissez, nous vous informons qu'aucune méthode de transmission électronique ou de stockage n'est sécurisée à 100 % et personne ne peut garantir une sécurité absolue des données.

Vous êtes responsable du choix de votre mot de passe et de sa sécurité globale, ainsi que de la sécurité de vos propres informations dans les limites de nos services. Par exemple, assurez-vous que les mots de passe associés à l'accès à vos informations personnelles et à vos comptes sont sécurisés et confidentiels.

Durée de conservation de vos informations personnelles

Nous conservons vos informations personnelles uniquement pendant la durée nécessaire. Cette période peut dépendre de l'utilisation que nous faisons de vos informations, conformément à cette politique de confidentialité. Par exemple, si vous nous avez fourni des informations personnelles lors de la création d'un compte, nous pouvons conserver ces informations pendant la durée d'existence de votre compte sur notre système. Si vos informations personnelles ne sont plus nécessaires à cette fin, nous les supprimerons ou les rendrons anonymes en supprimant tous les détails permettant de vous identifier.

Cependant, si nécessaire, nous pouvons conserver vos informations personnelles pour nous conformer à une obligation légale, comptable ou de déclaration, ou à des fins d'archivage dans l'intérêt public, à des fins de recherche scientifique ou historique, ou à des fins statistiques.

Confidentialité des enfants

Aucun de nos produits ou services ne vise directement les enfants de moins de 13 ans et nous ne collectons pas sciemment d'informations personnelles sur les enfants de moins de 13 ans.

Divulgation des informations personnelles à des tiers

Nous pouvons divulguer des informations personnelles à :

  • une société mère, une filiale ou une société affiliée de notre entreprise
  • des prestataires de services tiers dans le but de leur permettre de fournir leurs services, notamment (sans s'y limiter) des prestataires de services informatiques, de stockage de données, d'hébergement et de serveurs,des réseaux publicitaires,des outils d'analyse,des outils de journalisation des erreurs, des agences de recouvrement de dettes, des fournisseurs de maintenance ou de résolution de problèmes,des fournisseurs,des conseillers professionnels et des opérateurs de systèmes de paiement
  • nos employés, entrepreneurs et/ou entités associées
  • nos agents ou partenaires commerciaux existants ou potentiels
  • des agences de références de crédit, des tribunaux et autorités réglementaires, en cas de non-paiement des biens ou services que nous vous avons fournis
  • des tribunaux, des autorités réglementaires et des agents chargés de l'application de la loi, conformément à la loi, dans le cadre de procédures judiciaires réelles ou potentielles, ou afin d'établir, d'exercer ou de défendre nos droits légaux
  • des tiers, y compris des agents ou des sous-traitants qui nous aident à vous fournir des informations, des produits, des services ou du marketing direct
  • des tiers pour collecter et traiter des données
  • une entité qui achète ou à laquelle nous transférons la totalité ou une part substantielle de nos actifs et de notre activité

Les tiers que nous utilisons actuellement incluent :

  • NewRelic
  • Paypal
  • Sentry
  • Stripe

Transferts internationaux d'informations personnelles

Les informations personnelles que nous collectons sont stockées et/ou traitées dans les pays suivants : Canada, ou dans les pays où nous ou nos partenaires, affiliés et prestataires tiers disposent d'installations.

Les pays vers lesquels nous stockons, traitons ou transférons vos informations personnelles peuvent ne pas avoir les mêmes lois sur la protection des données que le pays dans lequel vous avez initialement fourni les informations. Si nous transférons vos informations personnelles à des tiers dans d'autres pays : (i) nous effectuerons ces transferts conformément aux exigences de la loi applicable ; et (ii) nous protégerons les informations personnelles transférées conformément à cette politique de confidentialité.

Vos droits et le contrôle de vos informations personnelles

Votre choix : En nous fournissant des informations personnelles, vous comprenez que nous collecterons, conserverons, utiliserons et divulguerons vos informations personnelles conformément à cette politique de confidentialité. Vous n'êtes pas obligé de nous fournir des informations personnelles, mais si vous ne le faites pas, cela peut affecter votre utilisation de notre site web ou des produits et/ou services proposés sur celui-ci.

Informations provenant de tiers : Si nous recevons des informations personnelles vous concernant d'un tiers, nous les protégerons conformément à cette politique de confidentialité. Si vous êtes un tiers fournissant des informations personnelles concernant quelqu'un d'autre, vous déclarez et garantissez que vous avez le consentement de cette personne pour fournir les informations personnelles.

Autorisation marketing : Si vous avez précédemment accepté que nous utilisions vos informations personnelles à des fins de marketing direct, vous pouvez changer d'avis à tout moment en nous contactant à l'aide des coordonnées ci-dessous.

Accès : Vous pouvez demander des détails sur les informations personnelles que nous détenons à votre sujet.

Correction : Si vous estimez que les informations que nous détenons à votre sujet sont inexactes, obsolètes, incomplètes, non pertinentes ou trompeuses, veuillez nous contacter à l'aide des coordonnées fournies dans cette politique de confidentialité. Nous prendrons des mesures raisonnables pour corriger toute information jugée inexacte, incomplète, trompeuse ou obsolète.

Non-discrimination : Nous ne vous discriminerons pas pour l'exercice de vos droits sur vos informations personnelles. Sauf si vos informations personnelles sont nécessaires pour vous fournir un service ou une offre particulière (par exemple, le traitement des données de transaction), nous ne vous refuserons pas de biens ou de services et/ou ne vous facturerons pas des prix ou des tarifs différents pour des biens ou des services, y compris en accordant des remises ou d'autres avantages, en imposant des pénalités, ou en vous fournissant un niveau ou une qualité différents de biens ou de services.

Notification des violations de données : Nous nous conformerons aux lois qui nous sont applicables en ce qui concerne toute violation de données.

Réclamations : Si vous pensez que nous avons enfreint une loi pertinente sur la protection des données et que vous souhaitez déposer une réclamation, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées ci-dessous et nous fournir tous les détails de la violation présumée. Nous enquêterons rapidement sur votre réclamation et vous répondrons par écrit en vous indiquant le résultat de notre enquête et les mesures que nous prendrons pour traiter votre réclamation. Vous avez également le droit de contacter un organisme de réglementation ou une autorité de protection des données concernant votre réclamation.

Désabonnement : Pour vous désabonner de notre base de données d'adresses e-mail ou pour vous désinscrire des communications (y compris les communications marketing), veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées fournies dans cette politique de confidentialité, ou utilisez les moyens de désinscription fournis dans la communication. Nous pouvons avoir besoin de vous demander des informations spécifiques pour nous aider à confirmer votre identité.

Transferts commerciaux

Si nous ou nos actifs sommes acquis, ou dans le cas peu probable où nous cesserions nos activités ou serions placés en faillite, nous inclurions des données, y compris vos informations personnelles, parmi les actifs transférés à toute partie qui nous acquiert. Vous reconnaissez que de tels transferts peuvent avoir lieu et que toute partie qui nous acquiert peut, dans la mesure permise par la loi applicable, continuer à utiliser vos informations personnelles conformément à cette politique, qu'elle sera tenue d'assumer car elle constitue la base de tout droit de propriété ou d'utilisation que nous avons sur ces informations.

Limites de notre politique

Notre site web peut contenir des liens vers des sites externes qui ne sont pas exploités par nos soins. Veuillez noter que nous n'avons aucun contrôle sur le contenu et les politiques de ces sites, et nous ne pouvons pas être tenus responsables de leurs pratiques de confidentialité respectives.

Modifications de cette politique

À notre discrétion, nous pouvons modifier notre politique de confidentialité pour refléter les mises à jour de nos processus commerciaux, les pratiques acceptables actuelles ou les modifications législatives ou réglementaires. Si nous décidons de modifier cette politique de confidentialité, nous publierons les modifications ici, au même lien par lequel vous accédez à cette politique de confidentialité.

Si les modifications sont importantes, ou si cela est requis par la loi applicable, nous vous contacterons (selon vos préférences de communication avec nous) ainsi que tous nos utilisateurs enregistrés, en leur fournissant les nouveaux détails et liens vers la politique mise à jour ou modifiée.

Si la loi l'exige, nous obtiendrons votre permission ou vous donnerons la possibilité d'accepter ou de refuser, le cas échéant, toute nouvelle utilisation de vos informations personnelles.

Divulgations supplémentaires pour la conformité à la Loi sur la confidentialité australienne (AU)

Transferts internationaux d'informations personnelles

Lorsque la divulgation de vos informations personnelles est uniquement soumise aux lois australiennes sur la confidentialité, vous reconnaissez que certains tiers peuvent ne pas être réglementés par la loi sur la confidentialité et les principes de confidentialité australiens de la loi sur la confidentialité. Vous reconnaissez que si un tel tiers s'engage dans un acte ou une pratique qui contrevient aux principes de confidentialité australiens, il ne serait pas responsable en vertu de la loi sur la confidentialité, et vous ne pourrez pas demander réparation en vertu de la loi sur la confidentialité.

Informations complémentaires pour la conformité au Règlement général sur la protection des données (RGPD) (UE)

Responsable du traitement des données / Sous-traitant

Le RGPD distingue les organisations qui traitent les informations personnelles pour leurs propres objectifs (connues sous le nom de "contrôleurs de données") et les organisations qui traitent les informations personnelles au nom d'autres organisations (connues sous le nom de "processeurs de données"). Nous, DocuMold Inc., situés à l'adresse fournie dans notre section Contactez-nous, sommes un Contrôleur de données en ce qui concerne les informations personnelles que vous nous fournissez.

Fondements juridiques du traitement de vos informations personnelles

Nous ne collecterons et n'utiliserons vos informations personnelles que lorsque nous aurons un droit légal de le faire. Dans ce cas, nous collecterons et utiliserons vos informations personnelles de manière légale, équitable et transparente. Si nous sollicitons votre consentement pour traiter vos informations personnelles et que vous avez moins de 16 ans, nous solliciterons le consentement de vos parents ou de votre représentant légal pour traiter vos informations personnelles à cette fin spécifique.

Nos fondements juridiques dépendent des services que vous utilisez et de la manière dont vous les utilisez. Cela signifie que nous ne collectons et n'utilisons vos informations que sur les bases suivantes:

Consentement de votre part

Lorsque vous nous donnez votre consentement pour collecter et utiliser vos informations personnelles à des fins spécifiques. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en utilisant les moyens que nous fournissons ; toutefois, cela n'affectera pas l'utilisation de vos informations qui a déjà eu lieu. Lorsque vous nous contactez, vous pouvez consentir à l'utilisation de votre nom et de votre adresse e-mail afin que nous puissions répondre à votre demande. Bien que vous puissiez demander la suppression de vos coordonnées de contact à tout moment, nous ne pouvons pas rappeler les e-mails déjà envoyés. Si vous avez des questions supplémentaires sur la manière de retirer votre consentement, n'hésitez pas à nous contacter aux coordonnées fournies dans la section Contactez-nous de cette politique de confidentialité.

Exécution d'un contrat ou d'une transaction

Lorsque vous avez conclu un contrat ou une transaction avec nous, ou pour prendre des mesures préparatoires avant de conclure un contrat ou une transaction avec vous. Par exemple, si vous achetez un produit, un service ou un abonnement auprès de nous, nous pouvons avoir besoin d'utiliser vos informations personnelles et de paiement pour traiter et livrer votre commande.

Nos intérêts légitimes

Lorsque nous estimons que cela est nécessaire pour nos intérêts légitimes, tels que la fourniture, le fonctionnement, l'amélioration et la communication de nos services. Nous considérons que nos intérêts légitimes comprennent la recherche et le développement, la compréhension de notre public, le marketing et la promotion de nos services, les mesures prises pour exploiter nos services de manière efficace, l'analyse marketing et les mesures prises pour protéger nos droits et intérêts légaux.

Conformité à la loi

Dans certains cas, nous pouvons avoir l'obligation légale d'utiliser ou de conserver vos informations personnelles. Ces cas peuvent inclure (sans s'y limiter) les ordonnances judiciaires, les enquêtes criminelles, les demandes gouvernementales et les obligations réglementaires. Si vous avez des questions supplémentaires sur la manière dont nous conservons les informations personnelles pour nous conformer à la loi, n'hésitez pas à nous contacter aux coordonnées fournies dans la section Contactez-nous de cette politique de confidentialité.

Transferts internationaux en dehors de l'Espace économique européen (EEE)

Nous veillerons à ce que tout transfert d'informations personnelles des pays de l'Espace économique européen (EEE) vers des pays hors de l'EEE soit protégé par des garanties appropriées, par exemple en utilisant des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne, ou par l'utilisation de règles d'entreprise contraignantes ou d'autres moyens légalement acceptés.

Vos droits et le contrôle de vos informations personnelles

Limitation : Vous avez le droit de demander que nous limitions le traitement de vos informations personnelles si (i) vous êtes préoccupé par l'exactitude de vos informations personnelles, (ii) vous estimez que vos informations personnelles ont été traitées de manière illégale, (iii) vous avez besoin que nous conservions les informations personnelles uniquement aux fins d'une action en justice, ou (iv) nous examinons votre opposition concernant le traitement sur la base de nos intérêts légitimes.

Opposition au traitement : Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos informations personnelles qui repose sur nos intérêts légitimes ou l'intérêt public. Si cela est fait, nous devons présenter des motifs légitimes impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts, droits et libertés, afin de poursuivre le traitement de vos informations personnelles.

Portabilité des données : Vous pouvez avoir le droit de demander une copie des informations personnelles que nous détenons vous concernant. Dans la mesure du possible, nous vous fournirons ces informations dans un format CSV ou tout autre format machine facilement lisible. Vous pouvez également avoir le droit de demander que nous transférions ces informations personnelles à un tiers.

Divulgations supplémentaires pour la conformité à la loi sur la vie privée des États des États-Unis.

La section suivante inclut des dispositions qui sont en conformité avec les lois sur la vie privée de ces États (Californie, Colorado, Delaware, Floride, Virginie et Utah) et s'appliquent uniquement aux résidents de ces États. Les références spécifiques à un État particulier (dans un en-tête ou dans le texte) ne sont qu'une référence à la loi de cet État et ne s'appliquent qu'aux résidents de cet État. Le langage non spécifique à un État s'applique à tous les États énumérés ci-dessus.

Ne pas suivre

Certains navigateurs disposent d'une fonction "Ne pas suivre" qui vous permet d'indiquer aux sites web que vous ne souhaitez pas que vos activités en ligne soient suivies. À ce stade, nous ne répondons pas aux signaux de navigateur "Ne pas suivre".

Nous adhérons aux normes décrites dans cette politique de confidentialité, garantissant que nous collectons et traitons les informations personnelles de manière légale, équitable, transparente et pour des raisons légitimes et légales.

Lois sur la vie privée en Californie - CPPA

Selon la Section 1798.83 du Code civil de Californie, si vous vivez en Californie et que votre relation commerciale avec nous est principalement à des fins personnelles, familiales ou domestiques, vous pouvez nous interroger sur les informations que nous divulguons à d'autres organisations à des fins marketing. Conformément à votre droit à la non-discrimination, nous pouvons vous proposer certaines incitations financières autorisées par la California Consumer Privacy Act et la California Privacy Rights Act (collectivement, CCPA) qui peuvent entraîner des différences de prix, de taux ou de niveaux de qualité pour les biens ou services que nous fournissons. Toute incitation financière autorisée par le CCPA que nous offrons sera raisonnablement liée à la valeur de vos informations personnelles, et nous fournirons des termes écrits qui décrivent clairement la nature d'une telle offre. La participation à un programme d'incitation financière nécessite votre consentement préalable, que vous pouvez révoquer à tout moment.

Selon la Section 1798.83 du Code civil de Californie, si vous vivez en Californie et que votre relation commerciale avec nous est principalement à des fins personnelles, familiales ou domestiques, vous pouvez nous interroger sur les informations que nous divulguons à d'autres organisations à des fins marketing. Pour faire une telle demande, veuillez nous contacter en utilisant les détails fournis dans cette politique de confidentialité avec « Demande d'informations sur la confidentialité en Californie » dans la ligne d'objet. Vous pouvez faire ce type de demande une fois par année civile. Nous vous enverrons par courrier électronique une liste de catégories d'informations personnelles que nous avons révélées à d'autres organisations à des fins marketing au cours de la dernière année civile, ainsi que leurs noms et adresses. Toutes les informations personnelles partagées de cette manière ne sont pas couvertes par la Section 1798.83 du Code civil de Californie.

Avis de collecte en Californie

Au cours des 12 derniers mois, nous avons collecté les catégories suivantes d'informations personnelles énumérées dans le CCPA :

  • Identifiants, tels que le nom, l'adresse électronique, le numéro de téléphone, le nom de compte, l'adresse IP et un ID ou numéro attribué à votre compte.

Pour plus d'informations sur les données que nous collectons, y compris les sources à partir desquelles nous recevons ces informations, consultez la section « Informations que nous collectons ». Nous collectons et utilisons ces catégories d'informations personnelles aux fins commerciales décrites dans la section « Collecte et utilisation des informations », notamment pour fournir et gérer notre Service.

Droit à la connaissance et à la suppression

Vous avez le droit de supprimer vos informations personnelles que nous avons collectées et de connaître certaines informations sur nos pratiques de données au cours des 12 derniers mois. En particulier, vous avez le droit de nous demander les informations suivantes :

  • Les catégories d'informations personnelles que nous avons collectées à votre sujet ;
  • Les catégories de sources à partir desquelles les informations personnelles ont été collectées ;
  • Les catégories d'informations personnelles à votre sujet que nous avons divulguées à des fins commerciales ou vendues ;
  • Les catégories de tiers auxquels les informations personnelles ont été divulguées à des fins commerciales ou vendues ;
  • Le but commercial ou commercial de la collecte ou de la vente des informations personnelles ; et
  • Les pièces spécifiques d'informations personnelles que nous avons collectées à votre sujet.

Pour exercer l'un de ces droits, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées fournies dans cette politique de confidentialité.

Mettez en Lumière

En plus des droits évoqués ci-dessus, vous avez le droit de demander des informations sur la manière dont nous partageons certaines informations personnelles telles que définies par la législation applicable avec des tiers et des affiliés pour leurs propres fins de marketing direct.

Pour recevoir ces informations, envoyez-nous une demande en utilisant les coordonnées fournies dans cette politique de confidentialité. Les demandes doivent inclure « Demande de droits sur la vie privée » dans la première ligne de la description et inclure votre nom, adresse, ville, état et code postal.

Divulgations supplémentaires pour se conformer au Règlement général sur la protection des données (RGPD) au Royaume-Uni (UK)

Responsable du traitement / Sous-traitant

Le RGPD fait la distinction entre les organisations qui traitent des informations personnelles à des fins propres (appelées " responsables du traitement ") et les organisations qui traitent des informations personnelles pour le compte d'autres organisations (appelées " sous-traitants "). Pour les finalités couvertes par cette politique de confidentialité, nous sommes un responsable du traitement en ce qui concerne les informations personnelles que vous nous fournissez et nous respectons nos obligations de responsable du traitement conformément au RGPD.

Contenu fourni par des tiers

Nous pouvons collecter indirectement des informations personnelles vous concernant auprès de tiers qui ont votre autorisation pour les partager. Par exemple, si vous achetez un produit ou un service auprès d'une entreprise travaillant avec nous et que vous donnez votre autorisation pour que nous utilisions vos coordonnées afin de finaliser la transaction.

Nous pouvons également collecter des informations disponibles publiquement vous concernant, comme celles provenant des réseaux sociaux et des plateformes de messagerie que vous utilisez. La disponibilité de ces informations dépend à la fois des politiques de confidentialité et de vos paramètres de confidentialité sur ces plateformes.

Divulgation supplémentaire pour la collecte et l'utilisation des informations personnelles

En plus des finalités mentionnées précédemment justifiant la collecte et l'utilisation des informations personnelles, nous pouvons également mener des activités de marketing et de recherche de marché, y compris l'analyse de la façon dont les visiteurs utilisent notre site, les opportunités d'amélioration du site web et l'expérience utilisateur.

Informations personnelles plus nécessaires à nos fins

Si vos informations personnelles ne sont plus nécessaires à nos fins déclarées, ou si vous nous en donnez l'instruction dans le cadre de vos droits en tant que personne concernée, nous les supprimerons ou les rendrons anonymes en supprimant toutes les informations vous identifiant (" anonymisation "). Cependant, si nécessaire, nous pouvons conserver vos informations personnelles pour nous conformer à une obligation légale, comptable ou de déclaration, ou à des fins d'archivage dans l'intérêt public, de recherche scientifique ou historique, ou à des fins statistiques.

Bases légales pour le traitement de vos informations personnelles

Les lois sur la protection des données et la vie privée nous permettent de collecter et d'utiliser vos données personnelles sur un nombre limité de fondements. Dans ce cas, nous collecterons et utiliserons vos informations personnelles de manière légale, équitable et transparente. Nous ne faisons jamais de marketing direct à des personnes de moins de 18 ans.

Nos bases légales dépendent des services que vous utilisez et de la manière dont vous les utilisez. Voici une liste non exhaustive des bases légales que nous utilisons :

Consentement de votre part

Lorsque vous nous donnez votre consentement pour collecter et utiliser vos informations personnelles à des fins spécifiques. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en utilisant les moyens que nous mettons à disposition ; cependant, cela n'affectera pas l'utilisation de vos informations qui a déjà eu lieu. Lorsque vous nous contactez, nous supposons votre consentement sur la base de votre action positive de contact, vous consentez donc à ce que votre nom et votre adresse e-mail soient utilisés afin que nous puissions répondre à votre demande.

Lorsque vous acceptez de recevoir des communications marketing de notre part, nous le ferons uniquement sur la base de votre consentement, jusqu'à ce que vous nous demandiez de cesser, ce que vous pouvez faire à tout moment.

Bien que vous puissiez demander que nous supprimions vos coordonnées de contact à tout moment, nous ne pouvons pas rappeler un e-mail que nous avons déjà envoyé. Si vous avez d'autres questions sur la manière de retirer votre consentement, n'hésitez pas à nous contacter en utilisant les coordonnées fournies dans la section Nous contacter de cette politique de confidentialité.

Exécution d'un contrat ou d'une transaction

Lorsque vous avez conclu un contrat ou une transaction avec nous, ou afin de prendre des mesures préparatoires avant la conclusion d'un contrat ou d'une transaction avec vous. Par exemple, si vous nous contactez avec une demande de renseignements, nous pouvons avoir besoin d'informations personnelles telles que votre nom et vos coordonnées pour pouvoir répondre.

Nos intérêts légitimes

Lorsque nous estimons que cela est nécessaire pour nos intérêts légitimes, tels que la fourniture, le fonctionnement, l'amélioration et la communication de nos services. Nous considérons que nos intérêts légitimes incluent la recherche et le développement, la compréhension de notre public, le marketing et la promotion de nos services, les mesures prises pour exploiter nos services de manière efficace, l'analyse marketing et les mesures prises pour protéger nos droits et intérêts juridiques.

Conformité à la loi

Dans certains cas, nous pouvons avoir l'obligation légale d'utiliser ou de conserver vos informations personnelles. Ces cas peuvent inclure (sans s'y limiter) les ordonnances judiciaires, les enquêtes criminelles, les demandes gouvernementales et les obligations réglementaires. Par exemple, nous sommes tenus de conserver les dossiers financiers pendant une période de 7 ans. Si vous avez d'autres questions sur la manière dont nous conservons les informations personnelles afin de nous conformer à la loi, n'hésitez pas à nous contacter en utilisant les coordonnées fournies dans la section Nous contacter de cette politique de confidentialité.

Transferts internationaux d'informations personnelles

Les informations personnelles que nous collectons sont stockées et/ou traitées au Royaume-Uni par nous. Suite à une décision d'adéquation de la Commission européenne, le Royaume-Uni a bénéficié d'un niveau de protection essentiellement équivalent à celui garanti par le RGPD britannique.

Dans certaines occasions, lorsque nous partageons vos données avec des tiers, ils peuvent être basés en dehors du Royaume-Uni ou de l'Espace économique européen (EEE). Les pays vers lesquels nous stockons, traitons ou transférons vos informations personnelles peuvent ne pas avoir les mêmes lois sur la protection des données que le pays dans lequel vous avez initialement fourni les informations.

Si nous transférons vos informations personnelles à des tiers dans d'autres pays :

  • nous effectuerons ces transferts conformément aux exigences du RGPD britannique (article 45) et de la loi sur la protection des données de 2018 ;
  • nous adopterons des garanties appropriées pour protéger les données transférées, y compris en transit, telles que des clauses contractuelles types (CCT) ou des règles d'entreprise contraignantes.

Vos droits en tant que personne concernée

Droit de restreindre le traitement : Vous avez le droit de demander la limitation du traitement de vos informations personnelles si (i) vous êtes préoccupé par l'exactitude de vos informations personnelles ; (ii) vous estimez que vos informations personnelles ont été traitées de manière illégale ; (iii) vous avez besoin que nous conservions les informations personnelles uniquement dans le cadre d'une demande légale ; ou (iv) nous sommes en train d'examiner votre objection concernant le traitement sur la base d'intérêts légitimes.

Droit de s'opposer : Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos informations personnelles fondé sur nos intérêts légitimes ou l'intérêt public. Si cela est fait, nous devons fournir des motifs légitimes impérieux pour le traitement qui l'emportent sur vos intérêts, droits et libertés, afin de poursuivre le traitement de vos informations personnelles.

Droit d'être informé : Vous avez le droit d'être informé de la manière dont vos données sont collectées, traitées, partagées et stockées.

Droit d'accès : Vous pouvez demander une copie des informations personnelles que nous détenons vous concernant à tout moment en soumettant une demande d'accès aux données personnelles (DSAR). Le délai légal pour répondre à une demande DSAR est de 30 jours civils à compter de la réception de votre demande.

Droit d'effacement : Dans certaines circonstances, vous pouvez demander que vos données personnelles soient effacées des registres détenus par les organisations. Cependant, il s'agit d'un droit qualifié ; il n'est pas absolu et ne s'applique que dans certaines circonstances.

Dans quels cas le droit à l'effacement peut-il s'appliquer ?

  • Lorsque les données personnelles ne sont plus nécessaires à la finalité pour laquelle elles ont été initialement collectées ou traitées.
  • Si le consentement était le fondement juridique du traitement des données personnelles et que ce consentement a été retiré. DocuMold Inc. se fie au consentement pour traiter les données personnelles dans très peu de circonstances.
  • L'entreprise s'appuie sur des intérêts légitimes en tant que base légale pour le traitement des données personnelles et une personne a exercé son droit d'opposition et il a été déterminé que l'entreprise n'a pas de motifs légitimes impérieux pour refuser cette demande.
  • Les données personnelles sont traitées à des fins de marketing direct, par exemple le nom et l'adresse e-mail d'une personne, et l'individu s'oppose à ce traitement.
  • Il existe une législation qui exige que les données personnelles soient détruites.

Droit à la portabilité : Les individus ont le droit d'obtenir une partie de leurs données personnelles auprès d'une organisation de manière accessible et lisible par machine, par exemple sous forme de fichier CSV. Dans le cadre de cela, les individus ont également le droit de demander à une organisation de transférer leurs données personnelles à une autre organisation.

Cependant, le droit à la portabilité :

  • ne s'applique qu'aux données personnelles qu'une personne a directement fournies à DocuMold Inc. sous forme électronique ; et
  • le transfert ultérieur ne sera possible que s'il est techniquement faisable.

Droit de rectification : Si les données personnelles sont inexactes, périmées ou incomplètes, les individus ont le droit de corriger, mettre à jour ou compléter ces données. Collectivement, il s'agit du droit de rectification. La rectification peut impliquer de combler les lacunes, c'est-à-dire de compléter des données personnelles incomplètes - bien que cela dépendra des finalités du traitement. Cela peut impliquer d'ajouter une déclaration complémentaire aux données incomplètes afin de signaler toute inexactitude ou revendication.

Ce droit s'applique uniquement aux propres données personnelles d'une personne ; une personne ne peut pas demander la rectification des informations d'une autre personne.

Notification des violations de données : Dès la découverte d'une violation de données, nous enquêterons sur l'incident et le signalerons à l'autorité de protection des données du Royaume-Uni et à vous-même, si nous estimons approprié de le faire.

Plaintes : Vous avez le droit, à tout moment, de déposer une plainte auprès de l'Information Commissioner's Office (ICO), l'autorité de supervision britannique en matière de protection des données (www.ico.org.uk). Cependant, nous aimerions avoir la possibilité de traiter vos préoccupations avant que vous ne vous adressiez à l'ICO, donc veuillez d'abord nous contacter en utilisant les coordonnées fournies. Veuillez nous fournir autant d'informations que possible sur la prétendue violation. Nous enquêterons rapidement sur votre plainte et vous répondrons par écrit en vous indiquant les résultats de notre enquête et les mesures que nous prendrons pour y remédier.

Demandes de renseignements, rapports et escalade

Pour vous renseigner sur la politique de confidentialité de DocuMold Inc. ou pour signaler des violations de la confidentialité des utilisateurs, vous pouvez contacter notre responsable de la protection des données en utilisant les coordonnées fournies dans la section Nous contacter de cette politique de confidentialité.

Si nous ne parvenons pas à résoudre votre préoccupation de manière satisfaisante, vous pouvez également contacter l'Information Commissioner's Office (ICO), l'autorité de protection des données du Royaume-Uni :

Information Commissioner's Office
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF

Tel: 0303 123 1113 (local rate)
Website: www.ico.org.uk

Informations complémentaires pour se conformer à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) (Canada)

Étendue supplémentaire des renseignements personnels

Conformément à la LPRPDE, nous élargissons notre définition des renseignements personnels pour inclure toute information sur une personne, telle que des informations financières, des informations sur votre apparence, vos opinions et avis (tels que ceux exprimés en ligne ou via un sondage), les opinions que d'autres personnes ont de vous, ainsi que toute correspondance personnelle que vous pourriez avoir avec nous. Bien que ces informations ne vous identifient pas directement, veuillez noter qu'elles peuvent être combinées avec d'autres informations à cette fin.

Étant donné que la LPRPDE utilise le terme de renseignements personnels en utilisant l'expression " Renseignements permettant de vous identifier " (RPI), toute référence aux renseignements personnels et aux RPI dans cette politique de confidentialité, ainsi que dans les communications officielles de DocuMold Inc., sont destinées à être équivalentes dans tous les aspects et de toutes les manières possibles.

Consentement valide

Lorsque vous nous donnez votre consentement pour collecter et utiliser vos renseignements personnels à des fins spécifiques. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en utilisant les moyens que nous mettons à votre disposition ; cependant, cela n'affectera pas l'utilisation de vos informations qui a déjà eu lieu. Lorsque vous nous contactez, nous présumons votre consentement en fonction de votre action positive de contact, vous consentez donc à ce que votre nom et votre adresse e-mail soient utilisés afin que nous puissions répondre à votre demande. Selon la LPRPDE, le consentement n'est valable que s'il est raisonnable de s'attendre à ce qu'une personne à laquelle les activités de l'organisation sont destinées comprenne la nature, l'objectif et les conséquences de la collecte, de l'utilisation ou de la divulgation des renseignements personnels auxquels elle consent.

Lorsque vous acceptez de recevoir des communications marketing de notre part, nous le ferons uniquement sur la base de votre consentement exprimé ou jusqu'à ce que vous nous demandiez de ne plus le faire, ce que vous pouvez faire à tout moment.

Bien que vous puissiez demander la suppression de vos coordonnées de contact à tout moment, nous ne pouvons pas rappeler un e-mail que nous avons déjà envoyé. Si vous avez d'autres questions sur la manière de retirer votre consentement, n'hésitez pas à nous contacter en utilisant les coordonnées fournies dans la section " Contactez-nous " de cette politique de confidentialité.

Transferts internationaux d'informations

Bien que DocuMold Inc. s'efforce de conserver, de stocker et de traiter les données des clients dans des emplacements au Canada, il peut faire appel à des agents ou des prestataires de services situés aux États-Unis (États-Unis), dans l'Espace économique européen (EEE) ou au Royaume-Uni (RU) pour collecter, utiliser, conserver et traiter des renseignements personnels dans le cadre de la prestation de services. Bien que nous mettions tout en œuvre pour nous assurer que les renseignements personnels bénéficient du même niveau de sécurité dans toute autre juridiction que celui qu'ils auraient au Canada, veuillez noter que les protections de la vie privée en vertu des lois américaines peuvent ne pas offrir la même adéquation.

Droits des clients sur les données

Bien que la LPRPDE ne contienne pas un ensemble étendu de droits des consommateurs, elle accorde aux consommateurs le droit de :

  • Accéder aux renseignements personnels que les organisations détiennent à leur sujet ;
  • Corriger les renseignements personnels inexacts ou périmés détenus par l'organisation (ou, si cela n'est pas possible, supprimer les renseignements personnels inexacts).
  • Retirer leur consentement à toute activité pour laquelle ils ont donné leur consentement (par exemple, le marketing direct ou les cookies).

Droit de retirer son consentement

Lorsque vous nous donnez votre consentement pour collecter et utiliser vos renseignements personnels à des fins spécifiques. Sous réserve de certaines restrictions, vous pouvez, à tout moment, refuser de donner votre consentement ou continuer à consentir à la collecte, à l'utilisation ou à la divulgation de vos renseignements personnels en nous en informant par l'adresse e-mail ci-dessous dans la section " Contactez-nous ". Le retrait du consentement peut affecter notre capacité à fournir ou à continuer de fournir des services.

Les clients ne peuvent pas refuser la collecte, l'utilisation et la divulgation de leurs renseignements personnels si ces informations sont nécessaires pour :

  • être collectées, utilisées ou divulguées comme l'exige une loi ;
  • respecter les conditions de tout accord contractuel ; et
  • être collectées, utilisées ou divulguées conformément à toutes les réglementations, y compris les organisations autoréglementées.

Bien que vous puissiez demander la suppression de vos coordonnées de contact à tout moment, nous ne pouvons pas rappeler un e-mail que nous avons déjà envoyé. Si vous avez d'autres questions sur la manière de retirer votre consentement, n'hésitez pas à nous contacter en utilisant les coordonnées fournies dans la section " Contactez-nous " de cette politique de confidentialité.

Droit d'accès en vertu de la LPRPDE

La LPRPDE vous donne un droit général d'accéder aux RPI détenus par les entreprises soumises à cette loi. Selon la LPRPDE, vous devez présenter votre demande d'accès par écrit et payer des frais minimes de 30,00 $.

Si des frais semblent injustes, vous avez le droit de vous plaindre. Nous nous réservons le droit de décider de la manière dont nous divulguons les copies de vos RPI. Nous prendrons toutes les mesures nécessaires pour répondre à votre demande dans les 30 jours suivant sa réception. Dans le cas contraire, nous devons vous informer de notre incapacité à le faire avant l'expiration du délai de 30 jours si :

  • le respect de ce délai nuirait de manière déraisonnable à nos activités commerciales ; ou
  • le temps nécessaire pour entreprendre les consultations nécessaires pour répondre à la demande rendrait impossible le respect du délai.

Nous pouvons également prolonger le délai en fonction du temps nécessaire pour convertir les renseignements personnels en un format alternatif. Dans ces circonstances, nous vous informerons du retard dans les 30 premiers jours et vous expliquerons la raison de celui-ci.

Droit de rectification en vertu de la LPRPDE

Vous pouvez demander la correction de toute erreur factuelle ou omission dans vos RPI. Nous vous demanderons de fournir des éléments de preuve à l'appui de votre demande. Selon la LPRPDE, une organisation doit modifier les informations, si nécessaire, si vous démontrez avec succès qu'elles sont incomplètes ou inexactes.

Vous pouvez nous contacter à tout moment en utilisant les informations fournies dans la section " Contactez-nous " de cette politique de confidentialité si vous pensez que vos RPI dans nos systèmes sont incorrects ou incomplets.

Si nous ne parvenons pas à nous mettre d'accord sur la modification des informations, vous avez le droit de faire enregistrer vos préoccupations auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

Conformité aux dix principes de confidentialité de la LPRPDE

Cette politique de confidentialité est conforme aux exigences de la LPRPDE et aux dix principes de confidentialité, qui sont les suivants :

  1. Responsabilité. DocuMold Inc. est responsable des RPI sous son contrôle et désignera une ou plusieurs personnes pour garantir la responsabilité organisationnelle de la conformité aux dix principes de confidentialité de la LPRPDE, dont les coordonnées sont incluses ci-dessous. Tout le personnel est responsable de la protection des renseignements personnels des clients.
  2. Identification des objectifs. DocuMold Inc. identifie les objectifs pour lesquels les renseignements personnels sont collectés au moment où les informations sont collectées ou avant cela.
  3. Consentement. Le consentement est requis pour la collecte, l'utilisation ou la divulgation des renseignements personnels par DocuMold Inc., sauf si cela est exigé ou autorisé par la LPRPDE ou une autre loi. De plus, lorsque les clients accèdent à un produit ou service que nous proposons, le consentement est réputé accordé. Le consentement exprès peut être obtenu verbalement, par écrit ou par des moyens électroniques. Alternativement, le consentement peut être implicite par les actions des clients ou l'utilisation continue d'un produit ou service après la notification de DocuMold Inc. des changements.
  4. Limitation de la collecte. Les renseignements personnels collectés seront limités à ceux qui sont nécessaires aux objectifs identifiés par DocuMold Inc..
  5. Limitation de l'utilisation, de la divulgation et de la conservation. Nous n'utiliserons pas ou ne divulguerons pas les renseignements personnels à d'autres fins que celles pour lesquelles les informations ont été collectées, sauf avec votre consentement ou tel que requis par la loi. Nous ne conserverons les renseignements personnels que pendant la durée nécessaire pour atteindre les objectifs de collecte de ces informations et pour respecter toutes les exigences légales.
  6. Exactitude. Les renseignements personnels seront maintenus par DocuMold Inc. dans un format précis, complet et à jour, selon les besoins pour le(s) objectif(s) pour le(s)quel(s) les renseignements personnels ont été collectés.
  7. Sécurité. Nous protégerons les renseignements personnels avec des mesures de sécurité appropriées à la sensibilité de ces informations.
  8. Transparence. Nous rendrons nos politiques et pratiques relatives à la collecte et à la gestion des renseignements personnels facilement accessibles sur demande, y compris nos brochures ou autres informations expliquant nos politiques, normes ou codes.
  9. Accès des clients. Nous informerons les clients de l'existence, de l'utilisation et de la divulgation de leurs renseignements personnels et nous fournirons l'accès à leurs renseignements personnels, sous réserve de toute restriction légale. Nous pouvons demander des demandes écrites d'accès aux renseignements personnels et, dans la plupart des cas, nous répondrons dans les 30 jours suivant la réception de telles demandes. Les clients peuvent vérifier l'exactitude et l'exhaustivité de leurs renseignements personnels et demander la correction ou la mise à jour des renseignements personnels, le cas échéant.
  10. Contestation de la conformité Les clients sont invités à poser toutes les questions ou demandes de renseignements concernant notre conformité à cette politique de confidentialité et aux exigences de la LPRPDE en utilisant les coordonnées fournies dans la section " Contactez-nous " de cette politique de confidentialité.

Conformité aux cookies

Nos interactions par e-mail avec nos clients sont conformes à la législation canadienne anti-pourriel. La société n'envoie pas d'e-mails non sollicités à des personnes avec lesquelles nous n'avons aucune relation. Nous ne vendrons pas de renseignements personnels, tels que des adresses e-mail, à des tiers non apparentés. De temps en temps, vos renseignements personnels peuvent être fournis à nos partenaires tiers pour administrer les produits et services que vous nous demandez.

Lorsque vous quittez notre site Web en vous connectant à un autre site Web, vous êtes soumis aux politiques de confidentialité et de sécurité du nouveau site Web. Nous vous encourageons à lire les politiques de confidentialité de tous les sites Web que vous visitez, en particulier si vous partagez des informations personnelles avec eux.

Veuillez consulter notre politique relative aux cookies pour plus d'informations.

Demandes, signalements et escalade

Pour obtenir des informations sur la politique de confidentialité de DocuMold Inc. ou pour signaler des violations de la vie privée des utilisateurs, vous pouvez nous contacter en utilisant les coordonnées fournies dans la section " Contactez-nous " de cette politique de confidentialité.

Si nous ne parvenons pas à résoudre votre problème à votre satisfaction, vous pouvez également contacter le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada :

30 Victoria Street
Gatineau, QC K1A 1H3
Toll Free: 1.800.282.1376
www.priv.gc.ca

Contactez-nous

Pour toute question ou préoccupation concernant votre confidentialité, vous pouvez nous contacter aux coordonnées suivantes :

L'équipe de DocuMold
[email protected]