Utiliser des tables de données

Maintenant que vous pouvez personnaliser le formulaire, poussons cela plus loin.

Disons que vous avez besoin de donner des informations de contact sur un collègue dans vos modèles. Idéalement, vous devriez pouvoir choisir le collègue dans le formulaire et ensuite accéder d’une manière ou d’une autre au courriel, au numéro de téléphone, etc.

Si plusieurs modèles nécessitent cette information, gérer ces informations dans ces modèles, un par un, serait répétitif et sujet à erreurs. Vous pourriez oublier un modèle, ou vous pourriez faire une faute de frappe qui fait que DocuMold génère une erreur lors du traitement de votre modèle. Allez- vous retester tous vos modèles chaque fois ?

La solution de DocuMold pour cela est la section “Tables de données”, où vous pouvez stocker des données dans des tables et ensuite les utiliser à partir des modèles.

Ce tutoriel vous guidera à travers la création et l’utilisation d’une table de données.

1. Créer la table de données

1. Connectez-vous sur https://documold.com
2. Cliquez sur “Table de données” dans le menu à gauche
3. Cliquez sur “Nouveau”
4. Donnez-lui le nom “Employés”
5. L’identifiant, comme les variables, doit commencer par une lettre minuscule. Utilisez “employés”
6. Cliquez sur “Ajouter une colonne” trois fois pour atteindre 4 colonnes au total
7. Cliquez sur l’en-tête gris de la première colonne. Dans le popup, mettez “Prénom” et “prénom” comme titre et identifiant. Puis cliquez sur “Terminé”
8. Pour la deuxième colonne, mettez “Nom de famille” et “nom_de_famille” comme titre et identifiant
9. Pour la troisième colonne, mettez “Courriel” et “courriel”
10. Pour la quatrième colonne, mettez “Numéro de téléphone” et “numero_de_telephone”
11. Appuyez sur “Enregistrer la nouvelle table de données” en bas

Ajoutez ces quelques lignes :

Appuyez sur “Enregistrer les changements” en bas.

2. Commencer un nouveau document Microsoft Word

Le bac à sable ne prend pas en charge la personnalisation du formulaire, donc nous devons utiliser des documents Word pour ce tutoriel. Créez un nouveau document Word.

Ouvrez immédiatement le document dans DocuMold. Nous pourrons appuyer sur “Rafraîchir le modèle actuel” pour voir rapidement les changements dans le formulaire.

1. Enregistrez votre modèle sur votre ordinateur, incluez “modèle” dans le nom pour aider à le distinguer. Assurez-vous qu’il est dans la version Word 2007 ou supérieure (365 est également ok)
2. Retournez à votre fenêtre DocuMold
3. Cliquez sur “Préparer un modèle” dans le menu à gauche
4. Cliquez sur “Choisir un modèle” et trouvez le modèle

Puisque le modèle est vide, rien n’est affiché pour le moment.

3. Afficher la liste des choix

Ajoutez ceci à votre modèle :

<# @PICK_ONE_QUESTION(personne_de_contact, label: "Personne de contact",
  help_text: "L'employé qui peut être contacté pour toute question",
  choices: DT_CHOICES("employés")) #>

Note : Vous pouvez diviser une commande sur plusieurs lignes. Cela peut rendre les commandes plus faciles à lire parfois. Cependant, vous ne pouvez pas faire une telle division au milieu du nom d’une variable, fonction ou action.

Enregistrez le modèle, ramenez la page DocuMold et appuyez sur “Rafraîchir le modèle actuel”.

Vous devriez voir une liste de choix contenant les prénoms que vous avez entrés dans la table. C’est la fonction DT_CHOICES utilisant les données de votre table de données.

Note: DT est l’abréviation de “Table de données” en anglais: “Data Table”.

4. Personnaliser les choix affichés

Par défaut, DT_CHOICES affiche la première colonne de la table dans le menu déroulant. Vous pouvez lui donner une seconde “valeur” pour avoir un contrôle total sur ce qui est affiché.

Remplacez le DT_CHOICES par celui-ci :

DT_CHOICES("employés", CONCAT(.prénom, " ", .nom_de_famille))

Résultant en :

<# @PICK_ONE_QUESTION(personne_de_contact, label: "Personne de contact",
  help_text: "L'employé qui peut être contacté pour toute question",
  choices: DT_CHOICES("employés", CONCAT(.prénom, " ", .nom_de_famille))) #>

Enregistrez le modèle, ramenez la page DocuMold et appuyez sur “Rafraîchir le modèle actuel”. Vous devriez remarquer que les choix montrent maintenant à la fois le prénom et le nom de famille.

Cela fonctionne parce que la deuxième valeur de la fonction DT_CHOICES est spécial :

• Il est exécuté une fois pour chaque ligne de la table de données
• Le résultat pour chaque ligne sera montré comme choix lors du remplissage du formulaire pour générer un document
• Vous pouvez accéder aux valeurs des colonnes en utilisant l’identifiant de la colonne avec un point (.) comme préfixe Donc dans ce cas : .prénom, .nom_de_famille, .courriel et .numéro_de_téléphone.
• Comme le code est exécuté avant que vous ayez rempli le formulaire, aucune variable normale n’est disponible
• Toute fonction peut être utilisée comme d’habitude. Dans ce cas, la fonction CONCAT est utilisée pour concaténer les textes.

5. Utiliser le choix

Parce que nous avons utilisé DT_CHOICES, la variable personne_de_contact contiendra toute la ligne de la table de données. Vous ne pouvez pas écrire cette variable directement dans le document (<# personne_de_contact #>), car vous devez spécifier quelle colonne vous souhaitez utiliser.

Ajoutez ceci à votre document :

Vous pouvez contacter <# personne_de_contact.prénom #> <# personne_de_contact.nom_de_famille #> à
tout moment, soit par courriel à <# personne_de_contact.courriel #> ou par téléphone au <# personne_de_contact.numéro_de_téléphone #>.

Le point (.) sélectionne une valeur d’une ligne. Le côté gauche est la ligne, le côté droit est l’identifiant de la colonne dans la ligne.

Enregistrez le modèle, ramenez la page DocuMold et appuyez sur “Rafraîchir le modèle actuel”. Choisissez quelqu’un dans le menu déroulant et appuyez sur générer un exemple. Si vous avez choisi Luke, le document devrait contenir quelque chose comme ceci :

Vous pouvez contacter Luke Groundrunner à tout moment, soit par courriel à [email protected] ou par téléphone
au 555-0901.

Ces valeurs peuvent être passées aux fonctions comme d’habitude, donc <# UPPER(personne_de_contact.nom_de_famille) #> afficherait GROUNDWALKER.

Vous pouvez trouver plus d’informations sur DT_CHOICES dans sa documentation.

6. Accéder manuellement à une table de données

Vous pouvez également accéder directement à une ligne d’une table de données avec une fonction. Essayez ! Fermez votre exemple précédent généré, revenez au modèle et ajoutez ceci à votre modèle :

Voici le numéro de James : <# DT_LOOKUP("employés", "prénom", "James").numéro_de_téléphone #>

Enregistrez le modèle, ramenez la page DocuMold et appuyez sur “Rafraîchir le modèle actuel”. Choisissez une personne contact puis générez un exemple. Le résultat devrait ressembler à :

Voici le numéro de James : 555-0007

La fonction DT_LOOKUP reçoit l’identifiant de la table de données à consulter, l’identifiant de la colonne à utiliser pour la recherche et la valeur à trouver dans cette colonne. Elle renvoie toute la ligne qui correspond, vous pouvez donc ensuite utiliser le point . pour obtenir la valeur de votre choix, tout comme avec DT_CHOICES.

7. Éditer la table de données

Ce qui rend les tables de données géniales, c’est que vous pouvez les éditer facilement et les changements seront disponibles instantanément pour n’importe quel modèle.

Fermez votre exemple généré. Dans votre navigateur :

1. Ouvrez un nouvel onglet
2. Allez sur https://documold.com
3. Connectez-vous si ce n’est pas déjà fait
4. Cliquez sur “Table de données” dans le menu à gauche
5. Cliquez sur l’entrée “Employés”

Vous devriez voir la table avec les données actuelles.

Ajoutez ce contenu dans une quatrième ligne :

Modifiez le nom_de_famille de “Voltage” à “Wattage”.

Appuyez sur “Enregistrer les modifications” en bas.

Revenez à l’onglet dans “Préparer un modèle”, appuyez sur “Rafraîchir le modèle actuel”. Si vous ouvrez la liste des choix, vous devriez voir tout de suite le nouveau choix “The Stone” et le nom de famille d’Austin a changé.

8. Ce qu’il faut éviter de modifier

Si vous changez l’identifiant de la table ou des colonnes, alors tout modèle qui utilisait ces identifiants générera des erreurs lors de leur utilisation jusqu’à ce qu’ils soient changés. Donc une fois un identifiant défini et utilisé, il est préférable de ne pas le changer, surtout si des collègues les connaissent déjà et les utilisent dans leurs modèles.

Vous pouvez changer l’ordre des colonnes librement, cela n’affecte pas ce que les modèles font. Vous pouvez ajouter / supprimer des lignes.

9. Conclusion

En utilisant des tables de données, vous pouvez facilement partager et mettre à jour des informations entre vos modèles.

Les deux manières d’utiliser les tables de données sont :

• avec la fonction DT_CHOICES dans une action @PICK_ONE_QUESTION ou @PICK_MANY_QUESTION
• avec la fonction DT_LOOKUP n’importe où.